Gute Planung ist Stressmanagement

In einer agilen und komplexen Arbeitswelt sind die Erwartungen an die Mitarbeitenden, die Teams und das Unternehmen hoch. Wer sich die besten Mitarbeitenden langfristig erhalten will, investiert in eine gut funktionierende und gesundheitsfördernde Team-Zusammenarbeit. Eine verantwortungsbewusste Zeit- und Ressourcenplanung und klare Kommunikation schaffen Sicherheit und Vertrauen und vermeiden zusätzliche Stressfaktoren.

Die Schäfer Holzbautechnik AG steht für nachhaltiges Bauen und viel Leidenschaft im Umgang mit dem Naturmaterial Holz. Als KMU bietet der Handwerksbetrieb auch die Ausführung ganzer Bauprojekte an. Je komplexer der Auftrag und je zahlreicher die Involvierten, je wichtiger ist es, Strukturen in die Abläufe zu bringen und den Fokus auf das Wesentliche zu behalten.

Andreas Treier ist Team- und Projektleiter Holzbau bei der Schäfer Holzbautechnik. Ihm ist klar: Nur mit einer guten Planung und Arbeitsvorbereitung (AVOR) ist der Betrieb auf der Baustelle effizient. Dafür ist ein verantwortungsvolles Zeit- und Ressourcenmanagement nötig. Genügend Personal und eine realistische Verteilung der Arbeiten sind das A und O. Hinzu kommt, dass den heutigen Mitarbeitenden eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit wichtiger ist als früher. Eine direkte Kommunikation der anstehenden Arbeiten und eine eindeutige Definition der (Tages-)Ziele vermitteln Klarheit. Feste Zeitangaben (u.a. wann Feierabend ist) und die Kommunikation und Einhaltung der (Pausen-)Planung schaffen Sicherheit und Vertrauen, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden werden ernst genommen.

Wie wichtig der Schäfer Holzbautechnik AG die Ermöglichung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist, zeigt sich auch daran, dass das KMU eine eigene interne Firmen-Kindertagesstätte betreibt. 

Zeitmanagement-Techniken

So umsichtig und ressourcenschonend mit dem wertvollen Rohstoff Holz umgegangen wird, so soll auch mit der Zeit der Mitarbeitenden umgegangen werden. Eine Möglichkeit dazu ist die Arbeit mit Lean Management. 

Lean Management ist ein Führungs- und Organisationskonzept, das darauf abzielt, Verschwendung (z. B. unnötige Prozesse, Wartezeiten, Ressourcenverbrauch) zu minimieren und den Wert für die Kundschaft zu maximieren. Das eigenverantwortliche Arbeiten und die Beiträge der Mitarbeitenden werden dabei ernst genommen und wertgeschätzt.

Die Prinzipien des Lean Management stammen ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie (Toyota-Produktionssystem) und setzen auf kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), Kundenorientierung und effiziente Prozesse. In Bezug auf Zeitmanagement bedeutet dies, Zeitverluste zu minimieren und Prozesse effizient zu gestalten. Dies geschieht durch verschiedene Methoden (Handbuch):

1. Just-in-Time stellt sicher, dass Materialien, Informationen oder Aufgaben genau zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden, um Wartezeiten und Lagerkosten zu vermeiden. Das Ziel ist ein synchronisierter Arbeitsfluss ohne Verzögerungen.
2. Das Pull-Prinzip sorgt dafür, dass Arbeitsschritte erst dann ausgeführt werden, wenn sie wirklich benötigt werden, anstatt im Voraus zu produzieren. Dadurch wird eine Überlastung verhindert und die Flexibilität in der Planung verbessert.
3. Kanban ist ein visuelles Steuerungssystem, das Aufgaben in Phasen unterteilt, zum Beispiel «To Do», «In Arbeit» und «Fertig». Es hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Aufgaben effizient zu priorisieren.
4. Kaizen steht für die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsprozessen durch kleine, fortlaufende Anpassungen. Dadurch werden Zeitverschwendung durch unnötige Meetings, Doppelarbeit oder lange Entscheidungswege reduziert. Dies ist vergleichbar mit den hierzulande üblichen Kontinuierlichen Verbesserungsprozessen KVP, in denen die Einbindung und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden ebenfalls stark betont und in der Unternehmensstruktur verankert sind

Diese Methoden sorgen für eine strukturierte und zeiteffiziente Planung, weniger Verzögerungen und eine bessere Nutzung von Ressourcen. Wichtige Bausteine zur Vorbeugung von Stress.
 

Stressmanagement auf Führungs- und Mitarbeitenden-Ebene

Bettina Janko, Arbeitspsychologin und Geschäftsführerin von WorkingWell GmbH berät Betriebe und ihre Mitarbeitenden zu den Themen Arbeit und Organisation. Sie berät, coacht und schult Führungskräfte und Mitarbeitende im Umgang mit Belastungen und Druck, beim Wiedereinstieg nach längerer Krankheit oder Burnout sowie in Konfliktsituationen. Im Sinne der Prävention fokussiert sich Bettina Janko in ihrer Arbeit auf die Themen Resilienz, Selbst- und Stressmanagement und gesundheitsorientierte Führung.  

Zur Vorbeugung von stressbedingten Krankheiten sind für sie vor allem folgende Aspekte wichtig: «Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sollte heute jedes Unternehmen über Angebote für ein nachhaltiges Gesundheitsmanagement verfügen. Denn Stress lässt sich nicht vermeiden, in der heutigen hektischen Welt. Es geht vielmehr darum, herauszufinden, wie man damit umgeht. Es gibt dabei verschiedene Strategien. Zeit- und Selbstmanagement ist elementar, um den vielschichtigen Herausforderungen der Arbeitswelt zu begegnen 

Es geht dabei darum, Prioritäten zu setzen. Nehmen wir als Beispiel die Baubranche: Erfahrungsgemäss entstehen Baufehler häufig aufgrund von Planungsfehlern. Hier ist also eine durchdachte AVOR das A und O um nicht nur Geld, sondern auch Ressourcen zu sparen, bzw. zu schonen und Unfällen vorzubeugen.  

Nimmt man sich genügend Zeit für die Arbeitsvorbereitung, profitieren alle davon. Dafür empfiehlt es sich, nicht nur die Verantwortungsträger, sondern wenn nötig auch das Team mit in die Planung einzubeziehen. Es gilt, das richtige Personal an den richtigen Einsatzorten einzuplanen und sowohl Baumaterialien wie auch funktionstüchtige Maschinen frühzeitig zu bestellen, respektive bereitzustellen. Wichtig ist auch ein realistischer Zeitplan, der einerseits genügend Pufferzonen für Unvorhergesehenes beinhaltet und andererseits klare und erreichbare (Teil-)Ziele aufzeigt.